La spolveratura degli archivi aziendali

Il mantenimento della documentazione negli archivi aziendali è parte integrante della corretta gestione per milioni di imprese italiane.

La spolveratura archivi è una attività che richiede una buona conoscenza delle corrette modalità di conservazione ed una pulizia periodica professionale, che prevenga i danni procurati dagli agenti ambientali al materiale cartaceo, ed eventuali perdite di documenti prima che questi agenti possano intaccarli.

Libri, stampe e documenti: una distinzione

Non tutti i documenti cartacei fanno parte della stessa categoria. Occorre innanzitutto distinguere il tipo di materiali a cui rivolgere il corretto approccio.

Se è vero che manoscritti e rilegature antiche presenti nelle biblioteche e negli archivi storici costituiscono un argomento ancor più delicato bisogna ricordare che nonostante un documento possa essere relativamente recente, questo incorre tuttavia nelle stesse modalità di deterioramento ed incontra gli stessi pericoli a cui sono soggetti i libri più datati.

Si tratta infatti in entrambi i casi di materiali di derivazione organica, o riciclati, a base di cellulosa: una sostanza prodotta dagli organismi vegetali che viene sottoposta a procedure chimiche.

Questi processi rendono complessa non solo la composizione ma anche la conservazione del prodotto finale, la carta, ma anzi possono generare stampe su supporti speciali altamente sensibili, con inchiostri termo-sensibili, come nel caso di scontrini fiscali emessi e moduli di fatturazione, che ne rendono la conservazione ancora più ostica.

Come conservare?

Spesso, quando non sono necessarie esigenze di tipo archivistico, la conservazione dei libri ad uso aziendale avviene in maniera differente sebbene si tratti di documentazione spesso fondamentale in sede di accertamenti fiscali o controlli ad uso interno.

Sarebbe invece opportuno rivolgere grande attenzione alla conservazione ed affidarsi ad un esperto. A questo scopo sono rivolte alcune regole essenziali, che non mirano soltanto ad una corretta indicizzazione dei volumi, ma anche ad un loro adeguato mantenimento.

Come per tutti i tipi di preservazione di materiali di natura organica infatti vi sono tre diversi fattori che è fondamentale ricordare: il grado di umidità degli ambienti, la quantità di esposizione alla luce, ed infine la qualità della pulizia dalla polvere che inevitabilmente si accumula sui libri e sugli scaffali.

L’umidità

Da sempre l’umidità è nemico della durata dei libri. Nonostante le attuali tecniche di recupero dei materiali cartacei soggetti ai danni procurati dall’acqua e delle muffe, vista la rapidità del deterioramento occorre prevenire il più possibile questo agente.

Una buona regola di base sarebbe optare per la distribuzione degli archivi su un piano terra piuttosto che in un seminterrato, questo per scongiurare un eccessivo sbalzo di temperatura rispetto all’esterno o inondazioni del suolo; inoltre accertarsi che le pareti e gli infissi dello stabile abbiano un adeguato livello di isolamento dall’esterno, ma consentano una normale ventilazione.

L’archivio necessita infatti di un buon ricambio d’aria. Un’altro accorgimento importante è quello di gestire il grado di umidità utilizzando appositi dispositivi: la temperatura ideale di conservazione di libri e documenti dovrebbe essere impostata tra i 16 ed i 22 gradi centrigradi, mantenendo l’umidità non superiore al 65%.

Esposizione alla luce solare

Un’altro fattore decisivo risulta essere la quantità e soprattutto la qualità della luce solare a cui è possibile sottoporre i libri.

Il deterioramento dovuto all’esposizione solare è, al contrario di quella più visibile generata dall’umidità, lenta ma progressiva e irreversibile: la sola lettura di un documento esposto alla luce solare, che genera raggi ultravioletti, ma anche quella elettrica, scatena reazioni fotochimiche che si accumulano ad ogni lettura, e si manifestano nel classico ingiallimento delle pagine.

Nonostante questo la luce è fondamentale per contrastare la proliferazione di spore e batteri presenti nelle muffe e nelle polveri, per cui l’archivio andrebbe sottoposto ad un afflusso di luce schermata da tende o altri supporti, certamente mai sotto la luce diretta del sole, ma nemmeno in condizioni di buio totale.

La polvere, il nemico da non sottovalutare

Anche avendo cura di rispettare tutti gli accorgimenti elencati, la formazione della polvere e di tutto ciò che essa comporta rappresenta una sfida costante.

La polvere tende ad accumularsi quotidianamente e inesorabilmente trasportando con sè batteri, spore, parassiti e microrganismi che si nutrono della cellulosa e dei materiali che compongono libri e rilegature.

La spolveratura archivi dovrebbe essere periodica e programmata, ma soprattutto affidata ad un esperto: se trascurata, o trattata con metodi errati può aggravare i danni e diventare il nemico più insidioso per la buona conservazione dei nostri libri e rendere quindi impossibile il loro corretto uso e persino il recupero.

L’aspirazione e la rimozione della polvere, e dei microrganismi in essa contenuti, deve essere effettuata con strumenti appositamente studiati per non danneggiare la carta e deve riguardare non soltanto i libri, ma anche gli scaffali e l’ambiente circostante, sanificando lo spazio di conservazione e tenendo lontano tutto ciò che può essere veicolo di contaminazione, come cibo, piante, rifiuti di ogni genere, tubature e fonti di calore.